Privacybeleid

Inleiding

ThermoVault vindt uw privacy erg belangrijk. Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we van je verwerken en hoe we dat doen. In dit privacybeleid krijg je antwoord op de volgende vragen:

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonlijke gegevens?
Wat is het toepassingsgebied van dit privacybeleid?
Wanneer verzamelen we welke persoonlijke gegevens van u, wat doen we ermee en waarom mogen we dit doen en hoe lang bewaren we deze gegevens?
Hoe beschermen we uw persoonlijke gegevens?
Wie heeft toegang tot uw persoonlijke gegevens?
Wat zijn uw rechten als betrokkene?
Met wie kunt u contact opnemen bij vragen over dit privacybeleid?
Wijzigingen in het privacybeleid

Wie is verantwoordelijk voor uw persoonlijke gegevens

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is ThermoVault BV, met maatschappelijke zetel Hoefstadstraat 86, 3600 Genk. Onze contactgegevens zijn telefonisch op +32 456 22 61 37 of per e-mail op contact@ThermoVault.com. Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u het beste contact opnemen met onze DPO die bereikbaar is op het volgende e-mailadres: privacy@ThermoVault.com

Wat is het bereik van dit privacybeleid

Dit Privacybeleid is alleen van toepassing wanneer ThermoVault verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit betekent dat ThermoVault optreedt als verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt waarom en hoe uw gegevens worden verwerkt.

Persoonsgegevens' zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ('betrokkene'); een identificeerbare natuurlijke persoon is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd.
Welke specifieke gegevens dit kunnen betreffen, wordt hieronder in detail uitgelegd.

"Verwerking": elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, beperken, wissen of vernietigen van gegevens.

Dit Privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door ThermoVault van de hieronder genoemde categorieën van personen (betrokkenen). De categorieën omvatten personen die in het verleden tot deze categorieën behoorden (bijv. voormalige klanten) en personen die in de toekomst tot deze categorieën kunnen behoren (bijv. potentiële klanten).

bezoekers van onze publieke website
onze klanten of zakenpartners
onze leveranciers, die ons helpen bij het uitvoeren van onze activiteiten
medewerkerskandidaten

Als een van de bovengenoemde personen een rechtspersoon is, verwerken we nog steeds gegevens van onze contactpersonen bij deze entiteiten en is de GDPR van toepassing.

Onze website maakt gebruik van cookies. Voor meer gedetailleerde informatie over de verwerking van uw gegevens door het gebruik van cookies op een website, verwijzen wij u naar ons Cookiebeleid, dat integraal deel uitmaakt van dit Privacybeleid.

Welke persoonlijke gegevens verwerken we?

Hieronder verduidelijken we welke persoonsgegevens we van u kunnen verwerken. Afhankelijk van de specifieke situatie, je voorkeuren en de manier waarop je contact met ons opneemt, is het mogelijk dat we niet alle onderstaande gegevens verwerken.

Algemeen
Van al onze contacten mogen we onderstaande gegevens verwerken:

Type of data	Examples (non-exhaustive)
Contactgegevens en geschiedenis	Naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, verzonden en ontvangen communicatie (bijv. e-mailberichten, berichten verzonden via het contactformulier op onze website, brieven, enz.)
Identificatiegegevens	Een kopie van uw identiteitskaart (uitsluitend om uw identiteit te verifiëren als u uw rechten als betrokkene onder de GDPR wilt uitoefenen).
Elektronische identificatie- en gebruiksgegevens (met betrekking tot onze website)	IP-adres, browsertype, locatiegegevens, via welke route u op onze website terecht bent gekomen, het type apparaat dat u gebruikt om onze website te bezoeken, de bezochte webpagina's en de manier waarop u op de bezochte webpagina's navigeert. Deze gegevens worden voornamelijk verwerkt met behulp van cookies. Meer informatie hierover vindt u in ons afzonderlijke Cookiebeleid.

Klanten en zakenpartners of leveranciers
Van (contactpersonen van) onze klanten en zakenpartners of leveranciers kunnen we bovendien de volgende gegevens verwerken:

Type of data	Examples (non-exhaustive)
Feedback	Eventuele feedback die u als klant, zakenpartner of leverancier hebt over onze samenwerking.
Betalings- en factureringsgegevens	Betaalkaartgegevens en bankrekeningnummer, als u betalingen aan ons doet of betalingen van ons ontvangt.
Contactgegevens en geschiedenis	Naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, verzonden en ontvangen communicatie (bijv. e-mailberichten, berichten verzonden via het contactformulier op onze website, brieven, enz.)

Personeelskandidaten
Van personeelskandidaten kunnen we aanvullend de volgende gegevens verwerken. Dit hangt natuurlijk grotendeels af van de gegevens die u ons wilt verstrekken in verband met uw sollicitatie.

Type of data	Examples
Audiovisual data	Pictures and video recordings that you would provide to us in the context of your application.
Personality Profile	Motivation letter, hobbies, social activities, personality, interview notes.
Work-related data	Curriculum vitae, education, certificates and credit lists, language skills, professional career, publications, portfolio.
Personal details	Age, gender, date of birth, nationality.
Contact details and history	Name, first name, address, email address, phone number, communications sent and received (e.g., email messages, messages sent via the contact form on our website, letters, etc.).

Speciale categorieën van persoonsgegevens
Speciale categorieën van persoonsgegevens zijn persoonsgegevens met betrekking tot gezondheid, ras of etnische afkomst, politieke overtuiging, geloofsovertuiging, lidmaatschap van een vakbond, genetische of biometrische gegevens, seksuele geaardheid/leven en strafrechtelijke veroordeling. In principe verwerken we geen speciale gegevenscategorieën tenzij u ons hiervoor expliciet toestemming geeft.

Hoe lang bewaren we uw persoonlijke gegevens?

We slaan uw gegevens niet langer op dan nodig is om het doel te bereiken waarvoor de gegevens zijn verzameld of verwerkt, zoals hierboven gespecificeerd.

Aangezien de periode gedurende welke de gegevens kunnen worden opgeslagen afhankelijk is van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, zal de opslagperiode variëren afhankelijk van de individuele situatie. Soms vereist specifieke wetgeving dat we bepaalde gegevens gedurende een bepaalde periode bewaren. Onze bewaartermijnen voor persoonlijke gegevens zijn gebaseerd op wettelijke vereisten en het afwegen van uw rechten en verwachtingen tegen wat nuttig en noodzakelijk is om onze diensten te leveren of om u in staat te stellen uw diensten aan ons te leveren.

Wanneer het niet langer noodzakelijk is om uw gegevens te verwerken, zullen we uw gegevens verwijderen of anonimiseren. Als dit (technisch) niet mogelijk is, bijvoorbeeld omdat je gegevens zijn opgeslagen in back-up archieven, dan zullen we je gegevens wel bewaren, maar niet verder verwerken en verwijderen wanneer dit wel mogelijk wordt.

Van wie krijgen we uw persoonlijke gegevens?

Als klant, zakenpartner, leverancier of personeelskandidaat verkrijgen we uw persoonsgegevens hoofdzakelijk rechtstreeks van u, als gevolg van het contact dat we met elkaar hebben met het oog op de (mogelijke) levering van diensten of ondersteuning of mogelijke samenwerking. We kunnen echter niet uitsluiten dat we bepaalde van uw persoonsgegevens indirect verkrijgen in specifieke omstandigheden, uit openbare bronnen of van derden. We kunnen ook het profiel van personeelskandidaten raadplegen op professionele social media platformen, of uw gegevens ontvangen van een rekruteringsbureau indien u op deze manier bij ons solliciteert.
In het geval wij uw gegevens indirect verkrijgen, zullen wij u uiterlijk bij ons eerste contact met u informeren over de verwerking van uw gegevens.

Hoe beschermen we uw persoonlijke gegevens?

Uw privacy is onze topprioriteit en daarom doen we er alles aan om uw persoonlijke gegevens te beschermen. We hebben alle passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je gegevens te beschermen tegen een mogelijke inbreuk op je privacy.

Wie heeft toegang tot uw persoonlijke gegevens?

Intern
Binnen onze organisatie hebben alleen bevoegde medewerkers en de door ons aangewezen personen toegang tot uw persoonsgegevens. Dit zijn alleen de personen die toegang nodig hebben voor de correcte uitvoering van hun functie of voor de behoeften van de service.

Extern
Persoonsgegevens worden door ons nooit doorgegeven aan derden/verwerkers, tenzij:

Er wettelijke verplichtingen zijn.
Voor bepaalde verwerkingen binnen de uitvoering van onze overeenkomst, zoals IT-ondersteuning, schakelen wij andere partijen in. Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst (DPA) (EU-verwerkers) of standaard contractuele clausules (VCA) (verwerkers uit derde landen) gesloten om te waarborgen dat uw persoonsgegevens ook door hen op een veilige en vertrouwelijke manier worden verwerkt. De DPA / SCC garandeert passende technologische en organisatorische beschermingsmaatregelen. Uw persoonsgegevens zijn dus in goede handen bij deze verwerkers.

Verantwoordelijken/verwerkers die persoonsgegevens van ThermoVault kunnen ontvangen:

Gerechtelijke en/of politiediensten in het kader van (mogelijk) fraudeonderzoek, ....
Verwerkers (zie hierboven) die ons ondersteunen bij onze administratieve verplichtingen zoals IT hardware en software ondersteuning.
Derden in verband met de behandeling van klachten waarbij u betrokken bent
Advocaten, deurwaarders, overheidsinspectiediensten en soortgelijke derden in het kader van onderzoeken of gerechtelijke procedures.

Internationaal
Er worden geen persoonsgegevens doorgegeven aan derden/verwerkers in derde landen (bijv. bepaalde tel

Wat zijn uw rechten als betrokkene?

U hebt verschillende rechten met betrekking tot de persoonlijke gegevens die wij over u verwerken. Als u een van de onderstaande rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via de contactgegevens in de eerste kop van dit Privacybeleid.

Recht op inzage en kopie
U hebt het recht om uw gegevens in te zien en een kopie ervan te krijgen. Dit recht omvat ook de mogelijkheid om meer informatie op te vragen over de verwerking van uw gegevens, met inbegrip van de categorieën van gegevens die over u worden verwerkt en voor welke doeleinden.

Recht op rectificatie
U hebt het recht om uw gegevens te laten corrigeren als u van mening bent dat wij onjuiste gegevens hebben.

Recht op wissen (recht om vergeten te worden)
U hebt het recht om ons te verzoeken uw gegevens zonder onredelijke vertraging te wissen. We zullen echter niet altijd aan een dergelijk verzoek kunnen voldoen, bijvoorbeeld wanneer we de gegevens nog nodig hebben in het kader van een lopende contractuele relatie of wanneer het bewaren van bepaalde gegevens gedurende een bepaalde periode wettelijk verplicht is.

Recht op beperking van de verwerking
U hebt het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. Op deze manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet totdat er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan.

Recht om uw toestemming in te trekken
Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, hebt u het recht om deze toestemming op elk gewenst moment in te trekken door contact met ons op te nemen. Voor marketingberichten die u van ons ontvangt via e-mail op basis van uw toestemming, kunt u deze toestemming eenvoudig intrekken door te klikken op 'Afmelden' onderaan elk dergelijk bericht.

Recht op bezwaar
U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van onze legitieme belangen. Dit moet gebaseerd zijn op redenen die specifiek zijn voor uw situatie. In dit geval moeten we de verwerking stopzetten, tenzij we dwingende legitieme redenen aanvoeren om de verwerking voort te zetten. U kunt echter altijd bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing, waarna wij verplicht zijn de verwerking voor deze doeleinden te staken.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U hebt het recht om uw gegevens, die u zelf aan ons hebt verstrekt, in elektronische vorm te verkrijgen. Op deze manier kunnen ze gemakkelijk worden overgedragen aan een andere organisatie. U hebt ook het recht om ons te verzoeken uw gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie, als dit technisch mogelijk is.

Recht om een klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit
Als u van mening bent dat wij uw gegevens onjuist verwerken, hebt u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. U kunt dit doen bij de toezichthoudende autoriteit van de EER-lidstaat waar u gewoonlijk verblijft, waar u werkt of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden. Aangezien we de projectactiviteiten voornamelijk vanuit België beheren en coördineren, verwijzen we hieronder naar de contactgegevens van de Belgische autoriteit voor gegevensbescherming.

Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
Website GBA - klacht indienen

Raadpleeg voor meer informatie en de contactgegevens van de toezichthoudende autoriteit van elke EER-lidstaat deze websitepagina van het Europees Comité voor gegevensbescherming met alle relevante contactgegevens. Daarnaast kunt u zich altijd wenden tot de bevoegde burgerlijke rechter om schadevergoeding te eisen.

Hoe kun je je rechten uitoefenen?

U kunt de bovengenoemde rechten uitoefenen door eenvoudigweg contact met ons op te nemen via de contactgegevens aan het begin van dit Privacybeleid.

Wanneer u een verzoek indient om uw rechten uit te oefenen, zullen wij u, indien wij twijfels hebben over uw identiteit, vragen deze te verifiëren. In dat geval vragen we u om ons documenten te sturen waarmee u zich buiten redelijke twijfel kunt identificeren, zoals een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart. We doen dit om te voorkomen dat uw gegevens in verkeerde handen vallen. Het is voldoende als op zo'n kopie duidelijk uw naam en geboortedatum staan. Alle andere gegevens verwijdert u bij voorkeur.

De uitoefening van uw rechten is in principe gratis. Wanneer uw verzoek echter duidelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij u een redelijke vergoeding in rekening brengen in het licht van de door ons gemaakte administratieve kosten. In hetzelfde geval kunnen wij er echter ook voor kiezen geen gevolg te geven aan uw verzoek. U wordt op de hoogte gesteld van de redenen als we dat doen.
In ieder geval zullen we u altijd binnen 1 maand na ontvangst informeren over het gevolg dat aan uw verzoek is gegeven. Bij complexe of frequente verzoeken kan deze termijn worden verlengd tot 3 maanden. In dit laatste geval wordt u op de hoogte gesteld van de verlenging van de antwoordtermijn.

Met wie kunt u contact opnemen bij vragen over dit beleid?

Als u vragen hebt over dit privacybeleid of de uitoefening van uw rechten in dit verband, kunt u contact opnemen met onze DPO via het volgende e-mailadres: privacy@ThermoVault.com

Wijzigingen in dit privacybeleid

ThermoVault behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid bij te werken. Als dit privacybeleid wordt gewijzigd, raden wij u aan dit privacybeleid regelmatig te bekijken wanneer u onze website bezoekt.

ThermoVault service privacybeleid

We houden een apart privacybeleid bij over de verwerkingsactiviteiten van onze diensten en oplossingen, dat kan worden aangevraagd via e-mail op privacy@ThermoVault.com. We zullen u het Privacybeleid zonder onnodige vertraging toesturen. We zullen je e-mailadres niet gebruiken voor andere doeleinden dan het verzenden van het Privacybeleid, dus je zult geen marketinge-mails ontvangen.